Comment accueillir un.e auteur.ice dans un centre ou une association communautaire ?

Programme de l’événement : Établissez un programme détaillé de la visite avec l’auteur.ice, l’activité prévue, la forme qu’elle prendra (conférence, atelier, lecture publique, etc.), sa durée et vos principales attentes.
Calendrier et rémunération : Confirmez également bien en amont avec l’auteur.ice, le montant et les modalités de paiement de son cachet, le lieu, la date et l’horaire de l’événement.
Logistique : Organisez le transport de l’auteur.ice ou fournissez-lui un itinéraire et des indications claires et précises pour se rendre jusqu’au lieu de l’événement. Si l’auteur.ice vient de loin, prévoyez éventuellement un hébergement et des per diem. Réserver une place de stationnement pour l’auteur.ice si nécessaire.
Besoins techniques : Informez l’auteur.ice des équipements disponibles dans votre centre/local communautaire (micro, projecteur, etc.) ou demandez lui, s’il/elle aura besoin de matériel spécifique, et assurez-vous que tout soit prêt et fonctionnel à son arrivée le jour J. Prévoyez également de l’eau pour l’auteur.ice, parler, donne soif !

Matériel promotionnel : Demandez à l’auteur.ice de vous fournir une photo de lui/elle, de la couverture de son dernier livre, une petite biographie et bibliographie. Vous pouvez aussi lui demander une courte vidéo promotionnelle ou encore un petit texte de présentation accrocheur. Créez des affiches, des invitations et des annonces promotionnelles pour votre site web, votre infolettre et vos réseaux sociaux. Vous pouvez aussi annoncer l’événement via un communiqué de presse pour vous assurer le concours des médias.

Invitation ciblée : Invitez des membres de votre communauté ou de votre association qui pourraient être particulièrement intéressé.e.s par l’auteur.ice et son travail, et demandez-leur de devenir les ambassadeur.ice.s de l’événement auprès de leur entourage.
Créer une accroche promotionnelle : Votre promotion de l’événement littéraire doit mettre l’accent sur les bénéfices que pourront en attendre les participant.e.s. Plus vous développerez cet aspect, plus votre proposition sera convaincante et attrayante pour le public.
Campagne de promotion : Déterminez un calendrier promotionnel précis, ainsi que les différents outils promotionnels utilisés pour chacune de vos actions.

Accueil : Accueilliez l’auteur.ice à son arrivée, présentez-lui les lieux et les membres de votre équipe.
Espace dédié : Mettez à la disposition de l’auteur.ice un espace confortable et tranquille avant et après son intervention pour qu’il/elle puisse y déposer ses affaires, se préparer mentalement, ou tout simplement souffler un peu.

Présentation : Présentez l’auteur.ice au début de l’événement de manière conviviale, concise et bienveillante, question de briser la glace.
Intervention de l’auteur.ice : Assurez-vous que l’auteur.ice dispose bien de tout le matériel nécessaire pour sa prestation (livres, ordinateur, micro, etc.) ainsi que de l’eau pour pouvoir se désaltérer tout au long de son intervention.
Interaction : Encouragez les questions et les interactions entre l’auteur.ice et le public.
Documentation : Prenez des photos ou filmez l’événement (avec l’accord de l’auteur.ice) et documentez la visite pour pouvoir la partager avec la communauté et pour les archives de votre organisme.

Agenda : Respectez le déroulement de l’événement pour que l’auteur.ice et le public sachent à quoi s’attendre et profitent pleinement de l’activité.

Reconnaissance : Remerciez l’auteur.ice publiquement et en privé pour sa prestation.

Rétroaction : Demandez un retour d’expérience sous forme de petit sondage à l’auteur.ice et aux participant.e.s, cela vous permettra de bonifier vos futurs événements littéraires. N’hésitez surtout pas à partager ces informations avec l’auteur.ice, cela lui permettra de s’améliorer et de peaufiner ses prochaines interventions.
Promotion : Partagez des photos, des vidéos et des moments forts de l’événement sur votre site web, vos réseaux sociaux et dans votre infolettre.